Bureau GGO (genetisch gemodificeerd organisme ) gebruikt vanaf medio 2025 een nieuw automatiseringssysteem voor het ggo-vergunningsverleningsproces en daarmee is voor u het aanvraagproces gewijzigd. Een belangrijke wijziging is dat u kennisgevingen, aanvragen, wijzigingen en aanvullende informatie etc. moet indienen via een beveiligd portaal. Het gebruik van de nieuwe portaalfunctie geldt voor alle aanvragers en zal het leidende correspondentiemiddel zijn. Dit betekent dat u alléén via het portaal een aanvraag kan indienen. De Berichtenbox of e-mail als correspondentiemiddel komt per 1 november 2025 te vervallen.
Functionaliteiten van het portaal
Het portaal is in eerste instantie bedoeld voor het indienen en wijzigen van ggo-aanvragen en kennisgevingen. Uitzondering hierop zijn de aanvragen voor de toelating als biologischeveiligheidsfunctionaris (BVF (biologischeveiligheidsfunctionaris )): deze dienen op persoonlijke titel te worden ingediend, en niet namens een organisatie.
Na het indienen van een aanvraag of kennisgeving vindt alle verdere communicatie plaats via het portaal. Indien aanvullende informatie benodigd is, ontvangt u hiervoor automatisch een melding (taak) in het portaal.
Tevens kunt u de status van lopende zaken volgen en relevante documenten inzien. Ook oude zaken zullen beschikbaar komen, zij het dat sommige documenten op een later moment worden toegevoegd.
Een gebruikershandleiding met uitleg over de belangrijkste functionaliteiten van het portaal vindt u in de rechterkolom.
Scheiding persoonsgegevens en openbare informatie en documenten
Met de introductie van het portaal is het proces rondom gegevensverwerking verder geoptimaliseerd. Persoonsgegevens worden nu los van de inhoudelijke gegevens (zoals informatie over de ggo’s en de werkzaamheden) opgevraagd. Dit draagt bij aan een transparante en zorgvuldige gegevensverwerking.
Wat moet u, als BVF, persoonlijk regelen voor de EH3 eHerkenning?
Voor de communicatie met Bureau GGO via de nieuwe portaalfunctie heeft u een eHerkenning nodig. De eHerkenning is persoonlijk, u moet dus zelf de toegang tot het portaal regelen. Uzelf of elke werknemer die namens uw organisatie mag inloggen, krijgt een persoonlijk inlogmiddel. Er is een eHerkenning van minimaal niveau 3 (EH3) vereist om gebruik te kunnen maken van het portaal van Bureau GGO. Heeft u op dit moment nog géén eHerkenning of een eHerkenning op een lager niveau dan EH3, zorg dan dat u een eHerkenning regelt op dit betrouwbaarheidsniveau. Dit kan via één van de erkende leveranciers, kijk voor verdere informatie op https://www.eherkenning.nl/.
Heeft u al eHerkenning op niveau 3 of hoger, dan hoeft u geen stappen te ondernemen.
Wat moet uw organisatie regelen?
De organisatie bepaalt en regelt wie er namens de organisatie eHerkenning kan gebruiken voor communicatie met (overheids)dienstverleners, zoals Bureau GGO. De eHerkenning beheerder van uw organisatie kan per dienstverlener specifieke machtigingen vastleggen. Zo kan de beheerder u, maar ook andere medewerkers, machtigen voor toegang tot het portaal van Bureau GGO. Alleen personen met EH3 erkenning én gemachtigd namens de organisatie, kunnen namens de organisatie inloggen. Bespreek uw toegang tot het portaal van Bureau GGO dus tijdig met de eHerkenning beheerder van uw organisatie. Kijk voor meer informatie op https://www.eherkenning.nl/nl/machtigen.
Hoe krijgt u toegang tot het portaal?
Op de inlogpagina van het portaal van Bureau GGO kiest u voor 'Inloggen met eHerkenning'. U logt in met de inloggegevens die u hebt gekregen van uw leverancier van eHerkenning. Indien u bent ingelogd én gemachtigd namens de organisatie, heeft u toegang tot alle ggo dossiers van uw organisatie. U kunt dus wanneer en waar u wilt, informatie opvragen, aanvragen, wijzigingen en aanvullende informatie indienen of een vraag stellen. Daarnaast blijft eerdere correspondentie met Bureau GGO inzichtelijk voor u. Heeft u vragen over de EH3 eHerkenning of bent u uw inloggegevens vergeten? Neem dan contact op met uw leverancier van eHerkenning. Uw leverancier is uw 1e aanspreekpunt.
Hoe verloopt de communicatie met Bureau GGO?
Als u namens uw organisatie gemachtigd bent, heeft u via het portaal toegang tot alle dossiers van uw organisatie. U kunt de correspondentie inzien en indien nodig bewerken. Wanneer Bureau GGO een document uploadt in het portaal, ontvangen de aan de zaak gekoppelde contactpersonen (vaak de BVF/MVF (milieuveiligheidsfunctionaris )) een e-mailnotificatie. Deze melding bevat alleen algemene informatie, zoals het zaaknummer en de naam van de betrokken rechtspersoon.
De e-mailnotificatie wordt altijd verzonden naar het e-mailadres dat bij Bureau GGO geregistreerd staat op naam van de betreffende persoon. Omdat in ons systeem per persoon slechts één e-mailadres vastgelegd kan worden, is het belangrijk dat u zelf kiest welk e-mailadres hiervoor het meest geschikt is.
Wat moet een zelfstandig BVF (zzp-er) regelen?
Als zzp-er moet u voor elke organisatie waarvoor u een ggo aanvraag verzorgt een ketenmachtiging regelen. Dit kan zowel vanuit de organisatie waarvoor u werkzaamheden verricht als vanuit uw eigen organisatie geïnitieerd worden. Kijk voor meer informatie op https://www.eherkenning.nl/nl/machtigen/ketenmachtiging.
Vervolgens kunt u bij het inloggen via eHerkenning op het portaal van Bureau GGO selecteren namens welke organisatie u handelt.
Verdere ontwikkeling na november 2025
Na 1 november 2025 zal het portaal verder worden doorontwikkeld. De functionaliteit zal stapsgewijs worden uitgebreid, waarbij ook integratie met het interne systeem eventueel mogelijk wordt. Deze uitbreidingen richten zich onder meer op de inhoudelijke informatie van aanvragen. Wij zullen u hierover blijven informeren via onze gebruikelijke communicatiekanalen.
Vragen? Neem dan contact op met Bureau GGO